График документооборота в закупках

---

График документооборота - документ на который можно опереться при написании трудового договора или должностной инструкции и таким образом распределить ответственность за результат работы. Особенно важно при выполнении госзаказа (ГОС) и гособоронзаказа (ГОЗ).

Зачем нужен график документооборота

С 2022 года (начало действия ФСБУ 27/2021) график документооборота стал необязательным. Тем не менее, многие предприятия его разрабатывют, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и повысить качество работы с документами, особенно при выполнении ГОС и ГОЗ. Чтобы в монент проверки избежать неприятных сюрпризов, учитывая размер ответственности (см. здесь ) за:

- ведение раздельного учета, (подробнее здесь );
- неисполнение или ненадлежащее исполнение гос.контракта;
- включение в себестоимость продукции затрат, не связанных с ее производством или реализацией;
- завышение цены, подробнее здесь;
- своевременность предложения о цене и сдачи отчетностии т.д.

Так как ответственность в том числе уголовная, надо четко понимать, кто конкретно отвечает за:

- полноту, своевременность и качество пакета обосновывающих документов при предоставлении предложения о цене (подробнее здесь );
- необходимый (минимальный и достаточный) объем первичных (сводных) документов при формирование данных о фактической себестоимости продукции по запросу или при переводе в фиксированную цену (подробнее здесь );
- составление отчета об исполнении контракта по ПП 47 (подробнее здесь );
- составление отчета в ФАС по Приказу 611/24 (подробнее здесь );
- составление отчета, если спецмеры по Приказу № 564 (подробнее здесь );
- основные и особые (дополнительные) регистры учета: ОСВ, Карточка счета, Карточка фактических затрат, Отчетная калькуляция и т.д.

Иными словами, нужен график. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, а информация о соблюдении графика включается в трудовой договор и должностную инструкцию.

Пример Графика документооборота для целей ГОС и ГОЗ

График документооборота выполнен в виде таблиц EXCEL с учетом требований сдачи в электронном виде отчетности и РКМ в 2026 году. Основные разделы:

1. Учет объектов основных средств
2. Учет материальных запасов
3. Учет денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности
4. Расчеты с работниками
5. Расчеты по платежам в бюджет
6. Инвентаризация
7. Производство и реализация продукции
8. Прочие документы

Форма удобная и позволяет отсортировать данные по назначению информации, ответственным исполнителям, срокам и т.д. Такой график можно приобрести или получить в рамках сопровождения гособоронзаказа или госзаказа, подробнее здесь .

Цифровой рубль в закупках здесь
Как по-новому учесть выручку здесь

Обязательные условия договора по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 275-ФЗ здесь
Как ТОФК проверяет цену здесь
Как ТОФК проверяет раздельный учет здесь

ФСБУ 27/2021: Экономический субъект должен обеспечить однократность принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа.

ФСБУ 27/2021: Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта.

Сейчас административная ответственность за искажение показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности не применяется к лицу, на которое возложено ведение бух. учета, и лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бух. учета, если такое искажение допущено в результате несоответствия или несвоевременной передачи первичных учетных документов, составленных другими лицами. Но, существует проект закона №1026199-8. Если он будет принят, ответственность по статье 15.15.6 КоАП РФ (примечание №5), будет возлагаться на должностное лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. Если графика документооборота нет, ответит руководитель.

Хранение обосновывающих документов

Подлинники документов надо хранить в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бух. учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Доступ к первичным учетным документам, принятым к бух. учету, а также к регистрам бух. учета предоставляется в порядке, установленном предприятием, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. В случае утраты документов (гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, необходимо принять все возможные меры по их восстановлению. Сроки хранения документов здесь.

Сведения, указанные в первичных документах, могут содержать государственную или служебную тайну (перечень в Приказе МО РФ №22 от 17.01.2022). Как работать с такой информацией здесь.

На начальном этапе работы с гособоронзаказом или госзаказом лучше обратиться к внешнему специалисту за консультацией, чтобы сразу понимать, куда именно и как прикладывать усилия и не переделывать в дальнейшем.

НТЦ АПБ. Сопровождение ГОС и ГОЗ.

Мы работаем с 8:00 до 19:00 по Московскому времени.
Запросить договор можно по эл.почте info@apbhelp.ru
Задать вопрос по тел. +7 911 006 72 37, или Контакты

Как самостоятельно сделать табель раздельного учета здесь.

Готовый табель раздельного учета 2026 (2025) на 100 чел., 6 заказов, 5 категорий специалистов по полугодиям здесь.

Гос.контракт часто бывает с казначейским сопровождением. Как открыть лицевой счет в казначействе, как проводить оплату и забирать остатки денежных средств здесь. Обособленное банковское сопровождение госзаказа (не гособоронзаказ), здесь.