Исполнителей гособоронзаказа может проверить не только налоговая. Соответственно должны быть в наличии договоры, первичные документы, приказы, отчеты и т.д. не говоря уже о технической и технологической документации.
Есть текущее и архивное хранение документов. Текущие - документы, по которым срок хранения менее 10 лет или не закончено делопроизводство (договоры на исполнении, рабочая документация и т.д.). Такие документы обычно хранятся в офисе в шкафах или сейфах. Специальных требований к хранению нет. Основное условие - сохранность и конфиденциальность. Спустя 10 лет, документы по которым не истек срок хранения, в том числе документы по личному составу, нужно передать в архив. Правила хранения таких документов подробно прописаны в приказе Росархива № 77 от 31.07.2023. Предприятие может создать собственный архив или заключить договор организацией, уставом которой предусмотрено хранение архивных документов. Оптимальные условия:
Сроки хранения бывают постоянные и временные: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет. Для каждого вида документов установлены свои сроки хранения из типовых перечней. Так, перечень документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности в Приказе Росархива № 142 от 28.12.2021. Применяется в:
Tермины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела приведены в ГОСТ Р 7.0.8-2025. Например:
Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа. Примечание - Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения.
| Вид документа | В организациях-заказчиках | В организациях - разработчиках/изготовителях |
|---|---|---|
| Документы о нормировании расхода сырья, материалов и энергии, трудоемкости изделий | До замены новыми | 3 года |
| Протоколы, заключения, акты приемо-сдаточных, периодических испытаний продукции | Постоянно | Постоянно |
| Удостоверения о качестве готовой продукции | Постоянно | До ликвидации организации |
| Договоры (контракты) на опытно-конструкторские работы, составные части опытно-конструкторских работ, разработку эскизных проектов, технических проектов и других видов работ и документы к ним (технические задания, протоколы, соглашения, акты, дополнения к техническим заданиям и другие) | 15 лет ЭПК | 15 лет ЭПК |
| Отчеты по опытно-конструкторским работам и документы к ним (заключения, отзывы, рецензии, аннотации и другие)по законченным опытно-конструкторским работам | Постоянно | Постоянно |
| Акты приемки опытно-конструкторских и проектно-конструкторских работ заключительного этапа | 15 лет ЭПК | 15 лет ЭПК |
| Комплекты проектной конструкторской документации (чертеж общего вида (электронная модель сборочной единицы), ведомость, пояснительная записка и другие документы): | ||
| - разрабатываемой на стадии технического предложения | Постоянно | Постоянно |
| - разрабатываемой на стадии эскизного проекта, принятых к производству | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК |
| - разрабатываемой на стадии технического проекта, принятых к производству | Постоянно | Постоянно |
| Комплекты рабочей документации на изделия (сборочные чертежи, электронные структуры изделий, спецификации и другие документы): | ||
| - принятые к производству | Постоянно | Постоянно |
| - не принятые к производству | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК |
| Документы (протоколы, акты, заключения) по результатам приемо-сдаточных, периодических и типовых испытаний | 10 лет | 10 лет ЭПК |
| Комплекты эксплуатационной документации на выпускаемые изделия (формуляры, паспорта, этикетки, каталоги изделий, интерактивные электронные технические руководства, ведомости эксплуатационных документов и другие документы) | Постоянно | Постоянно |
В обычной деятельности применяется Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236 от 20.12.2019 г.
| Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
|---|---|---|
| Договоры, соглашения, контракты, документы (акты, протоколы разногласий) к ним | 5 лет ЭПК | После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) | 5 лет | После замены новыми |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) годовая | Постоянно | |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет | При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 лет | |
| Типовые нормы труда (межотраслевые, отраслевые, профессиональные). Локальные нормативные правовые акты, предусматривающие введение, замену, пересмотр норм труда по месту утверждения | Постоянно | В других организациях до замены новыми |
| Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы) | 1 год | После замены новыми |
| Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, денежного содержания | 5 лет | |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет | При вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет |
Снижение нормативных сроков хранения запрещено.
Практические рекомендации по составлению и выполнению договоров Гособоронзаказа (ГОЗ), Госзаказа (ГОС)
+7 911 006 72 37 info@apbhelp.ruПодготовка к сдаче документов в архив – отдельный процесс.
Во-первых, надо систематизировать документы, то есть разработать номенклатуру дел (разрабатывается в конце каждого года, утверждается руководителем). Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Во-вторых, провести экспертизу ценности (ЭЦ) в части сроков хранения и включения в архив или уничтожения путем комплексного применения критериев:
В-третьих, правильно оформить: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить, составить опись, сделать обложку, заполнить лист-заверитель и т.д. (очень подробно и толково расписано в Приказе Росархива № 77 от 31.07.2023). Теперь можно передавать документы в архив.
ГОСТ Р 7.0.97-2025. Требования к оформлению документов. Распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Cостав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков и т.д.
Размещение, хранение, учет, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также частично рассекреченных, осуществляется в соответствии с законодательством РФ о государственной тайне. На рассекреченных документах проставляется штамп "Рассекречено" с указанием номера акта, даты и органа, принявшего решение о рассекречивании. Описи дел, документов и единицы хранения, являющиеся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также их учетные документы обозначаются отметкой "с", соответствующей грифу "секретно", отметкой "сс", соответствующей грифу "совершенно секретно", отметкой "ов", соответствующей грифу "особой важности", которые являются служебными.
В-четвертых, существует ГИС удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним, порядок в Постановлении №981 от 30.06.2025. Поставщики информации проходят идентификацию и аутентификацию с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, а пользователи:
Обработка сведений, отнесенных к сведениям, составляющим государственную тайну и электронных копий архивных документов, содержащих информацию ограниченного доступа в системе удаленного использования не допускается.
Услуга удаленного использования архивных документов оказывается:
Размер платы за предоставление услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним Архивного фонда РФ составляет 90 рублей за час и 350 рублей за сутки. Плата за регистрацию не взимается, Постановление №982 от 30.06.2025.
Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Обязательно составляется документ, подтверждающий факт утилизации, который прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой "Для служебного пользования" - не реже одного раза в 5 лет). При обнаружении отсутствия дел, принимаются меры по их розыску в течение 1 года. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме.
Изъятие документов допускается: по решению судебных и (или)правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива и печатью и приобщаются к соответствующей единице хранения.
Чтобы документы всегда были наличии и своевременно сдавались в архив, лучше закрепить ответственных исполнителей. С этой целью можно составить график документооборота, подробнее здесь.
Приказ Роспатента от 23.10.2025 №111 - перечень документов, образующихся в деятельности Роспатента и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения. Применяется при проведении экспертизы ценности документов, составлении номенклатур дел, отборе документов на постоянное и временное хранение, уничтожение по истечении установленных сроков и может быть использован в том чмисле в сфере правовой охраны и использования РИД гражданского, военного, специального и двойного назначения (подробнее здесь).
Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и (или) метаданными, позволяющими ее идентифицировать, ГОСТ Р 7.0.8-2025. П.31.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть, ГОСТ Р 7.0.8-2025. П.35.
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа, ГОСТ Р 7.0.8-2025. П.28.
Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения, ГОСТ Р 7.0.8-2025. П.27.
Существуют "Методические рекомендации по подготовке электронных публикаций архивных документов" (разработаны ВНИИДАД) и "Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" (разработаны ВНИИДАД.
С 1 января 2028 (Постановление №473 от 27.04.2026):
Гос.контракт часто бывает с казначейским сопровождением. Как открыть лицевой счет в казначействе, как проводить оплату и забирать остатки денежных средств здесь.
Обособленное банковское сопровождение простого Госзаказа и субсидий здесь.
