Сроки хранения документов. Архив, розыск, уничтожение.

---

Исполнителей гособоронзаказа может проверить не только налоговая. Соответственно должны быть в наличии договоры, первичные документы, приказы, отчеты и т.д. не говоря уже о технической и технологической документации.

Как хранить документы

Есть текущее и архивное хранение документов. Текущие - документы, по которым срок хранения менее 10 лет или не закончено делопроизводство (договоры на исполнении, рабочая документация и т.д.). Такие документы обычно хранятся в офисе в шкафах или сейфах. Специальных требований к хранению нет. Основное условие - сохранность и конфиденциальность. Спустя 10 лет, документы по которым не истек срок хранения, в том числе документы по личному составу, нужно передать в архив. Правила хранения таких документов подробно прописаны в приказе Росархива № 77 от 31.07.2023. Предприятие может создать собственный архив или заключить договор организацией, уставом которой предусмотрено хранение архивных документов. Оптимальные условия:

- для документов на бумажном носителе 17 - 19 С, относительная влажность воздуха 50 - 55%;
- для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях 8-18 С и 45 - 65%;
- для документов на оптических дисках - 10 - 23 С и 20 - 50%.
Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры более чем на 5 С и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

Сроки хранения документов

Сроки хранения бывают постоянные и временные: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет. Для каждого вида документов установлены свои сроки хранения из типовых перечней. Так, перечень документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности в Приказе Росархива № 142 от 28.12.2021. Применяется в:

- организациях-заказчиках;
- организациях - разработчиках/авторах документов;
- согласовывающих и экспертных организациях;
- организациях, утверждающих документы;
- организациях, осуществляющих внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР .

Сроки хранения наиболее востребованных технических (технологических) документов

Вид документа	В организациях-заказчиках	В организациях - разработчиках/изготовителях
Документы о нормировании расхода сырья, материалов и энергии, трудоемкости изделий	До замены новыми	3 года
Протоколы, заключения, акты приемо-сдаточных, периодических испытаний продукции	Постоянно	Постоянно
Удостоверения о качестве готовой продукции	Постоянно	До ликвидации организации
Договоры (контракты) на опытно-конструкторские работы, составные части опытно-конструкторских работ, разработку эскизных проектов, технических проектов и других видов работ и документы к ним (технические задания, протоколы, соглашения, акты, дополнения к техническим заданиям и другие)	15 лет ЭПК	15 лет ЭПК
Отчеты по опытно-конструкторским работам и документы к ним (заключения, отзывы, рецензии, аннотации и другие)по законченным опытно-конструкторским работам	Постоянно	Постоянно
Акты приемки опытно-конструкторских и проектно-конструкторских работ заключительного этапа	15 лет ЭПК	15 лет ЭПК
Комплекты проектной конструкторской документации (чертеж общего вида (электронная модель сборочной единицы), ведомость, пояснительная записка и другие документы):
- разрабатываемой на стадии технического предложения	Постоянно	Постоянно
- разрабатываемой на стадии эскизного проекта, принятых к производству	5 лет ЭПК	5 лет ЭПК
- разрабатываемой на стадии технического проекта, принятых к производству	Постоянно	Постоянно
Комплекты рабочей документации на изделия (сборочные чертежи, электронные структуры изделий, спецификации и другие документы):
- принятые к производству	Постоянно	Постоянно
- не принятые к производству	5 лет ЭПК	5 лет ЭПК
Документы (протоколы, акты, заключения) по результатам приемо-сдаточных, периодических и типовых испытаний	10 лет	10 лет ЭПК
Комплекты эксплуатационной документации на выпускаемые изделия (формуляры, паспорта, этикетки, каталоги изделий, интерактивные электронные технические руководства, ведомости эксплуатационных документов и другие документы)	Постоянно	Постоянно

В обычной деятельности применяется Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236 от 20.12.2019 г.

Сроки хранения наиболее востребованных документов в обычной деятельности

Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
Договоры, соглашения, контракты, документы (акты, протоколы разногласий) к ним	5 лет ЭПК	После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета)	5 лет	После замены новыми
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) годовая	Постоянно
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)	5 лет	При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат	6 лет	При отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	50/75 лет
Типовые нормы труда (межотраслевые, отраслевые, профессиональные). Локальные нормативные правовые акты, предусматривающие введение, замену, пересмотр норм труда по месту утверждения	Постоянно	В других организациях до замены новыми
Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)	1 год	После замены новыми
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, денежного содержания	5 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет	При вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет

Снижение нормативных сроков хранения запрещено.

Архивное хранение

Подготовка к сдаче документов в архив – отдельный процесс.
Во-первых, надо систематизировать документы, то есть разработать номенклатуру дел (разрабатывается в конце каждого года, утверждается руководителем). Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Во-вторых, провести экспертизу ценности (ЭЦ) в части сроков хранения и включения в архив или уничтожения путем комплексного применения критериев:

- критерии происхождения: роль и место организации в РФ, значимость выполняемых ею функций, время и место образования документа;
- критерии содержания: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, подлинность документа;
- критерии внешних особенностей: вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

В-третьих, расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить, составить опись, сделать обложку, заполнить лист-заверитель и т.д. (очень подробно и толково расписано в Приказе Росархива № 77 от 31.07.2023). Теперь можно передавать документы в архив.

Размещение, хранение, учет, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также частично рассекреченных, осуществляется в соответствии с законодательством РФ о государственной тайне. На рассекреченных документах проставляется штамп "Рассекречено" с указанием номера акта, даты и органа, принявшего решение о рассекречивании. Описи дел, документов и единицы хранения, являющиеся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также их учетные документы обозначаются отметкой "с", соответствующей грифу "секретно", отметкой "сс", соответствующей грифу "совершенно секретно", отметкой "ов", соответствующей грифу "особой важности", которые являются служебными.

Уничтожение документов

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Обязательно составляется документ, подтверждающий факт утилизации, который прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Изъятие и розыск документов

Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой "Для служебного пользования" - не реже одного раза в 5 лет). При обнаружении отсутствия дел, принимаются меры по их розыску в течение 1 года. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме.

Изъятие документов допускается: по решению судебных и (или)правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива и печатью и приобщаются к соответствующей единице хранения.

Нюансы договора ГОЗ здесь

Раздельный учет здесь

Перечень основных нормативных документов ГОЗ здесь

Гос.контракт часто бывает с казначейским сопровождением. Как открыть лицевой счет в казначействе, как проводить оплату и забирать остатки денежных средств здесь.

Обособленное банковское сопровождение простого Госзаказа и субсидий здесь.