Сроки хранения документов. Архив, розыск, уничтожение.

---

Исполнителей гособоронзаказа может проверить не только налоговая. Соответственно должны быть в наличии договоры, первичные документы, приказы, отчеты и т.д. не говоря уже о технической и технологической документации.

Как хранить документы

Есть текущее и архивное хранение документов. Текущие - документы, по которым срок хранения менее 10 лет или не закончено делопроизводство (договоры на исполнении, рабочая документация и т.д.). Такие документы обычно хранятся в офисе в шкафах или сейфах. Специальных требований к хранению нет. Основное условие - сохранность и конфиденциальность. Спустя 10 лет, документы по которым не истек срок хранения, в том числе документы по личному составу, нужно передать в архив. Правила хранения таких документов подробно прописаны в приказе Росархива № 77 от 31.07.2023. Предприятие может создать собственный архив или заключить договор организацией, уставом которой предусмотрено хранение архивных документов. Оптимальные условия:

- для документов на бумажном носителе 17 - 19 С, относительная влажность воздуха 50 - 55%;
- для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях 8-18 С и 45 - 65%;
- для документов на оптических дисках - 10 - 23 С и 20 - 50%.
Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры более чем на 5 С и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

Сроки хранения документов

Сроки хранения бывают постоянные и временные: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет. Для каждого вида документов установлены свои сроки хранения из типовых перечней. Так, перечень документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности в Приказе Росархива № 142 от 28.12.2021. Применяется в:

- организациях-заказчиках;
- организациях - разработчиках/авторах документов;
- согласовывающих и экспертных организациях;
- организациях, утверждающих документы;
- организациях, осуществляющих внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР .

Tермины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела приведены в ГОСТ Р 7.0.8-2025. Например:
Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа. Примечание - Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения.

Сроки хранения наиболее востребованных технических (технологических) документов

Вид документа	В организациях-заказчиках	В организациях - разработчиках/изготовителях
Документы о нормировании расхода сырья, материалов и энергии, трудоемкости изделий	До замены новыми	3 года
Протоколы, заключения, акты приемо-сдаточных, периодических испытаний продукции	Постоянно	Постоянно
Удостоверения о качестве готовой продукции	Постоянно	До ликвидации организации
Договоры (контракты) на опытно-конструкторские работы, составные части опытно-конструкторских работ, разработку эскизных проектов, технических проектов и других видов работ и документы к ним (технические задания, протоколы, соглашения, акты, дополнения к техническим заданиям и другие)	15 лет ЭПК	15 лет ЭПК
Отчеты по опытно-конструкторским работам и документы к ним (заключения, отзывы, рецензии, аннотации и другие)по законченным опытно-конструкторским работам	Постоянно	Постоянно
Акты приемки опытно-конструкторских и проектно-конструкторских работ заключительного этапа	15 лет ЭПК	15 лет ЭПК
Комплекты проектной конструкторской документации (чертеж общего вида (электронная модель сборочной единицы), ведомость, пояснительная записка и другие документы):
- разрабатываемой на стадии технического предложения	Постоянно	Постоянно
- разрабатываемой на стадии эскизного проекта, принятых к производству	5 лет ЭПК	5 лет ЭПК
- разрабатываемой на стадии технического проекта, принятых к производству	Постоянно	Постоянно
Комплекты рабочей документации на изделия (сборочные чертежи, электронные структуры изделий, спецификации и другие документы):
- принятые к производству	Постоянно	Постоянно
- не принятые к производству	5 лет ЭПК	5 лет ЭПК
Документы (протоколы, акты, заключения) по результатам приемо-сдаточных, периодических и типовых испытаний	10 лет	10 лет ЭПК
Комплекты эксплуатационной документации на выпускаемые изделия (формуляры, паспорта, этикетки, каталоги изделий, интерактивные электронные технические руководства, ведомости эксплуатационных документов и другие документы)	Постоянно	Постоянно

В обычной деятельности применяется Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236 от 20.12.2019 г.

Сроки хранения наиболее востребованных документов в обычной деятельности

Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
Договоры, соглашения, контракты, документы (акты, протоколы разногласий) к ним	5 лет ЭПК	После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета)	5 лет	После замены новыми
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) годовая	Постоянно
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)	5 лет	При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат	6 лет	При отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	50/75 лет
Типовые нормы труда (межотраслевые, отраслевые, профессиональные). Локальные нормативные правовые акты, предусматривающие введение, замену, пересмотр норм труда по месту утверждения	Постоянно	В других организациях до замены новыми
Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)	1 год	После замены новыми
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, денежного содержания	5 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет	При вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет

Снижение нормативных сроков хранения запрещено.

Архивное хранение

Подготовка к сдаче документов в архив – отдельный процесс.
Во-первых, надо систематизировать документы, то есть разработать номенклатуру дел (разрабатывается в конце каждого года, утверждается руководителем). Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Во-вторых, провести экспертизу ценности (ЭЦ) в части сроков хранения и включения в архив или уничтожения путем комплексного применения критериев:

- критерии происхождения: роль и место организации в РФ, значимость выполняемых ею функций, время и место образования документа;
- критерии содержания: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, подлинность документа;
- критерии внешних особенностей: вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

В-третьих, правильно оформить: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить, составить опись, сделать обложку, заполнить лист-заверитель и т.д. (очень подробно и толково расписано в Приказе Росархива № 77 от 31.07.2023). Теперь можно передавать документы в архив.

ГОСТ Р 7.0.97-2025. Требования к оформлению документов. Распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Cостав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков и т.д.

Размещение, хранение, учет, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также частично рассекреченных, осуществляется в соответствии с законодательством РФ о государственной тайне. На рассекреченных документах проставляется штамп "Рассекречено" с указанием номера акта, даты и органа, принявшего решение о рассекречивании. Описи дел, документов и единицы хранения, являющиеся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также их учетные документы обозначаются отметкой "с", соответствующей грифу "секретно", отметкой "сс", соответствующей грифу "совершенно секретно", отметкой "ов", соответствующей грифу "особой важности", которые являются служебными.

В-четвертых, существует ГИС удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним, порядок в Постановлении №981 от 30.06.2025. Поставщики информации проходят идентификацию и аутентификацию с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, а пользователи:

- имеют право на получение доступа к информации в порядке, предусмотренном ПП №981 от 30.06.2025;
- несут ответственность за использование системы удаленного использования, а также информации, полученной посредством системы удаленного использования.

Обработка сведений, отнесенных к сведениям, составляющим государственную тайну и электронных копий архивных документов, содержащих информацию ограниченного доступа в системе удаленного использования не допускается.
Услуга удаленного использования архивных документов оказывается:

- в части поиска архивной информации;
- в части просмотра и (или) прослушивания электронных копий архивных документов.

Размер платы за предоставление услуги удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним Архивного фонда РФ составляет 90 рублей за час и 350 рублей за сутки. Плата за регистрацию не взимается, Постановление №982 от 30.06.2025.

Уничтожение документов

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Обязательно составляется документ, подтверждающий факт утилизации, который прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Изъятие и розыск документов

Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой "Для служебного пользования" - не реже одного раза в 5 лет). При обнаружении отсутствия дел, принимаются меры по их розыску в течение 1 года. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме.

Изъятие документов допускается: по решению судебных и (или)правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива и печатью и приобщаются к соответствующей единице хранения.

Чтобы документы всегда были наличии и своевременно сдавались в архив, лучше закрепить ответственных исполнителей. С этой целью можно составить график документооборота, подробнее здесь.

Приказ Роспатента от 23.10.2025 №111 - перечень документов, образующихся в деятельности Роспатента и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения. Применяется при проведении экспертизы ценности документов, составлении номенклатур дел, отборе документов на постоянное и временное хранение, уничтожение по истечении установленных сроков и может быть использован в том чмисле в сфере правовой охраны и использования РИД гражданского, военного, специального и двойного назначения (подробнее здесь).

Нюансы договора ГОЗ здесь

Раздельный учет здесь

Национальный режим в закупках здесь

Перечень основных нормативных документов ГОЗ здесь

Гос.контракт часто бывает с казначейским сопровождением. Как открыть лицевой счет в казначействе, как проводить оплату и забирать остатки денежных средств здесь.

Обособленное банковское сопровождение простого Госзаказа и субсидий здесь.