Как работать с документами "ДСП"

---

Документы с грифом "Для служебного пользования" требуют особого к себе отношения.

Правила обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны прописаны в Постановлении от 26 ноября 2021 г. № 2052. Но данный документ надо рассматривать вместе с Законом от 11.06.2021 N 172-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об обороне".

Служебная тайна в области обороны (далее - Служебная тайна) - это сведения, которые образуются при осуществлении полномочий органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями по организации и выполнению мероприятий в области обороны, распространение которых может нанести вред при выполнении указанных мероприятий. Перечень сведений, отнесенных к служебной тайне в области обороны (далее - Перечень), содержит не отнесенные в установленном порядке к государственной тайне и не являющиеся общедоступными сведения о мероприятиях в области обороны, определенных статьей 2 закона от 31.05.96 N 61-ФЗ.

Право на отнесение информации к сведениям, составляющим служебную тайну и определение перечней сведений, принадлежит руководителям федеральных органов исполнительной власти и федеральных государственных органов, в которых предусмотрена военная служба (при наличии такой информации). Указанные Перечни подлежат опубликованию в открытом доступе. Один из перечней в Приказе МО РФ от 17.01.2022 № 22.
Перечнь сведений, которые при их получении иностранными источниками могут быть использованы против безопасности РФ в Приказе ФСБ России от 04.11.2022 N 547. Лица, допустившие разглашение сведений, составляющих служебную тайну в области обороны, получившие доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, несут предусмотренную законодательством РФ ответственность, в том числе по ст. 275.1 УК РФ. Подробнее о ответственности ГОЗ здесь.
На документах, содержащих сведения, составляющие Служебную тайну, проставляется пометка "Для служебного пользования" со ссылкой на пункт Перечня. Что относить к Служебной тайне определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ в соответствии с Перечнем. Указанная пометка, номер экземпляра и пункт перечня проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к указанному документу.
Документы, содержащие сведения, составляющие Cлужебную тайну:

- печатаются в структурных подразделениях, которым поручен прием и учет несекретной документации или в подразделениях, уполномоченных соответствующим руководителем. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, распечатавшего документ, дата печатания документа, носитель информации, с которого печатался документ. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
- учитываются в книгах и журналах учета документов с пометкой "Для служебного пользования", как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа, содержащего служебную тайну в области обороны, добавляется пометка "ДСП";
- передаются работникам подразделений под расписку;
- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя организации или уполномоченного им лица. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
- хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
Отбор и уничтожение документов, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производятся по акту комиссией в составе не менее трех лиц, в том числе работника, ответственного за их учет.Не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов и дел комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Передача сведений, составляющих Служебную тайну, в электронном виде (в виде файлов) осуществляется по журналу учета передачи файлов по форме: номер по порядку, учетный номер документа или информации (при наличии), наименование (краткое содержание) документа (информации), название, объем и формат файла, фамилия, дата и подпись лица, разрешившего передачу, учетный номер машинного носителя информации, с которого она скопирована, фамилия, дата и подпись лица, передавшего ее, учетный номер машинного носителя информации, на который информация скопирована, фамилия, дата и подпись лица, получившего информацию.
Передача информации между организациями осуществляется по сопроводительным документам, в которых указываются необходимые учетные данные передаваемых машинных носителей информации и информации на них и при необходимости условия и ограничения по использованию этой информации. Передача информации с использованием информационных систем осуществляется при условии выполнения требований нормативных правовых актов РФ в области защиты информации.

О фактах утраты документов и дел, содержащих сведения, составляющие Служебную тайну, либо разглашения такой информации ставится в известность руководитель организации или уполномоченное им лицо и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения и составляется акт.
При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах и делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

Как определить, что договор имеет отношение к ГОЗ здесь.

Обязательные условия договора гособоронзаказа здесь.

Термины и определения ГОЗ здесь.

Как составить РКМ, сделать предложение о цене ГОЗ здесь.